東大ドクター森田敏宏先生が教える『テレワーク普及を妨げる!会社のダメ慣習ワースト5』

テレワーク普及を妨げる日本企業のダメ慣習ワースト5という話をしたいと思います。
相変わらずコロナが問題になっていまして、今在宅ワークやテレワークが推奨されています。

私の場合は20年以上前に遠隔治療のアイデアを思いつきまして、10年ほど前にそれを実現した経過があります。

今現在は原則テレワークでZOOMなどを活用していますが、全世界どこにいても、打ち合わせなどができるようなスタイルを確立しました。
なぜかというと、もともとハワイにいても仕事ができる、収入が入るような仕組みを作ろうとしたのが原点になっています。

自由を欲しいという気持ちは誰でもあると思うのです。
時間の自由、空間の自由、そしてお金の自由です。
特にテレワークは空間の自由が得られるのですが、これら3つを得れば無敵の状態となるのです。

ところが日本企業の中に、テレワーク普及を妨げる悪しき慣習が未だに存在します。

それは何かということを考えてみたいと思います。


ダメ慣習 第5位 FAX

第5位は、FAXです
これは昔からあります。

1990年代半ばまで FAX通信網、契約数も右肩上がりに増えつづけたということで、いまだにFAXが色々な会社で使われているのですが、もはや時代遅れではないかと思います。

結論としては、わざわざ紙ベースでデータのやり取りをする必要はないので、PDF などのデジタルデータで十分と言えます。
メールに添付してもいいですし、最近はチャットワークなどで送ることもできます。
これに関して電子メールを使って送ったり受信するというサービスもあるのですが、わざわざそんなことをする必要もなくPDFで十分ですので、FAXを使うという発想自体をなくすことによって、場所にとらわれなくなるのです。
自由度が上がってそれだけテレワークがやりやすくなります。

ダメ慣習 第4位 固定電話

第4位は、固定電話です。
これはファックス以上に歴史が長いのですが、携帯が普及した時点で固定電話はあまり必要性がなくなったのです。

若い人などは自宅に固定電話を引いていないという人もたくさんいます。
さらに言うと、最近はラインとかメッセンジャーでも無料通話が可能なので、携帯電話も含めて電話自体の存在意義が薄れています。

しかしそれに対して反対意見もあります。
会社は特に固定電話がないと信頼されないなど、そのようなことをいう人もいます。
あまり意味はないと思いますが、これに対する対策としては「03」で始まる番号が携帯のアプリで使えるサービスなどもあり、さらに転送システムを使うことができます。

私は実際に使っていますが、転送を受けてくれる電話代行サービスがあります。
私の場合は会社が何社かありまして、全部を転送するような仕組みを始めました。
そこでオペレーターの人が電話に出てくれて、どういうふうに答えるかというと「森田グループオペレーションセンターです」と応えてくれるようになっています。
知らずに電話した人は、すごい大きな会社なのかと勘違いするかも知れません。
その後オペレーターの人が、メールで連絡をくれるというような仕組みになっています。

こういった仕組みを使うと固定電話がなくても、一応固定電話らしい電話番号を使うこともできます。
しかし結論としてはいずれ固定電話もなくなるだろうと思います。

ダメ慣習 第3位 役場の書類

第3位ですが、役所に書類を取りにいかないといけない書類が非常に多いということです。
例えばどういうものがあるかというと、印鑑証明とか登記簿とか戸籍関係の書類などです。
こういったものが必要になることが頻繁にあります。

このような書類も今はオンラインで取得することが可能なので、全部オンラインに切り替えたほうがいいのではないかと思います。
そうすれば移動時間が削減できたり、余分な紙も減らすことができますので、デメリットはほとんどないのではないでしょうか。
セキュリティが心配など常に言われるのですが、その点を気をつけさえすればほとんどデメリットは無いです。

ダメ慣習 第2位 紙の書類

第2位ですが紙の書類です。

紙の書類が依然として多すぎます。
これは極力減らした方がいいし、それにより余分なスペースが必要なくなり、書類を探す手間も省けます。

余分なスペースもいらなくなるし探す手間も省けると、デジタルデータであればパソコンを検索すればすぐに見つかりますから明らかに便利なのです。
それには、なるべく紙のやりとりを減らしてデジタル化を進めていくということが、皆にとってメリットがあるのではないでしょうか。

ダメ慣習 第1位 印鑑

第1位です。
これは文句なしの第1位だと思いますが、印鑑です。

現在実印、それから銀行印、届け出を必要としない認印があります。
こういったものが使われているのですが、認印というのはほとんどが意味がわからないです。
どんな印鑑でもいいのですが、シャチハタは使用不可などです。
意味のわからない文化が未だに存在しているのです。

海外では手書きのサインです。
印鑑は必要ないです。

今は電子サインでもやりとりができるので、海外にいても電子サインでサインをしてそれで「OK」と、そのようなやりとりが可能になっています。
PDFで送られてきた書類に、手書きと同じような形でサインできるアプリなどもあります。

本当に印鑑というのは日本独自の文化で海外では全く通用しないですし、今時どれだけ意味があるのかはよく分かりません。

しかし印鑑を必要とするせいで、明らかにテレワークの妨げになっています。
どこか一箇所に印鑑を置いてあると、それを取りに行かなければいけないということが生じてしまうので、これがなくなればテレワークがより普及するようになるということは間違いないと思います。

まとめ

以上テレワーク普及を妨げる日本企業のダメ慣習ワースト5ということでお話をしてきました。

  • 第5位、ファックス

もはやこの紙ベースでデータの送受信をする必要ないのでこれはなくした方がいいと思います。

  • 第4位固定電話

今やもう必要はないですよという話をしました。

  • 第3位、役所に書類を取りに行く

極力オンラインにして、無駄な移動時間や無駄な紙を減らした方がいいという話をしました。

  • 第2位、紙の書類
    例えば契約書など色々な書類を未だに紙ベースで使っていますが、これをなるべく減らしましょうという話をしました。
  • 第1位、印鑑
    日本独自の文化、もはや時代遅れになっていますので見直しましょうという話をさせていただきました。

 

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