こんにちは、森田敏宏です。
今日は、人生が変わるおすすめのシステム、クラウドシステムという話をします。
インターネット経由でデータを引き出すクラウドシステム
クラウドシステムとは何か、ご存じない方もいらっしゃるかと思います。
簡単に説明しますと、世界中のどこかにあるサーバーにデータを保存して、インターネット経由でデータを引き出せるシステムのことです。
皆さんのパソコンやスマートフォンと、インターネットでつながって、世界中のどこかにサーバーがあるわけです。
そこにデータが保存されていると、そのデータをいつでも引き出せます。
新しくデータを編集したら、それも瞬時に同期されるという、非常に便利なシステムです。
データの保存はUSBだった
このようなシステムは、十数年前には、まだ確立されていませんでした。
当時、私はどのようにしていたかと言いますと、職場と自宅で別のパソコンを使用していました。
どちらもデスクトップのパソコンを使っていました。
そのデータをUSBに保存して、持ち運んでいたわけです。
職場の病院で作成したワードのデータなどをUSBに保存し、家に持ち帰って自宅のパソコンで作業を続けていました。
しかし、これはなかなか面倒でした。
何とかならないかと、いつも考えていました。
初期のクラウドシステムは
そこにクラウドシステムが、登場してきたわけです。
しかし初期のものは、不具合が非常に多かったです。
同期したと思っていたら、同期できていないこともありました。
例えば病院で仕事をしていて、残りは自宅でやろうと思って帰ってみたら、データが同期できていないところがありました。
また、そのシステムの料金が不当に高くなって、ほんのちょっとしかデータを保存してないはずなのに、250ギガを超えたので月額4万円になるなど、不当に高額な請求をされたことがありました。
これはおかしいだろうと思い解約をした、そんな経験がありました。
安定しかも低価格なクラウドシステムが登場
このようなシステムは、なかなかうまくいかないのか・・・と思っていたところに登場したのが、Dropboxというシステムです。
これは私が使った中では一番最初の、非常に安定したクラウドシステムです。
Dropboxはデータの同期がスムーズに行えるうえに、価格もリーズナブルです。
万が一パソコン上のデータを消してしまったとしても、クラウド上にバックアップがあるので大丈夫です。
ほぼ欠点がないような、しっかりしたシステムになっています。
私はこれをもう10年ぐらい使っています。
２つの異なる特徴のシステム
そして、もう一つ皆さんにおすすめしたいのは、Evernoteというシステムです。
これもDropboxと同様におすすめです。
この2つは、ぜひ使ってみるといいと思います。
なぜ2つ必要なのかということなんですが、特徴が少し異なるためです。
Dropboxは、パソコンの中のフォルダーにデータを保存しておくようなイメージです。
一方、Evernoteは、名前の通りメモやノートのようなイメージです。
ちょっとしたメモ書きもここに書いておけば、後で検索ができます。
また、先日ご紹介したScanSnapというスキャンする機械を使い、これをEvernoteと連携させておくと、スキャンデータをそのままEvernoteに取り込むことができます。
ですから、紙の書籍を電子化したものなどもEvernoteに入れておけます。
全部保存して、後で取り出すこともできます。
名刺も取り込むことができます。
以前に名刺交換した人の名刺を見たい時も、このEvernoteがあればすぐに検索することができます。
このメモやノートのような役割と検索しやすさがEvernoteの特徴です。
DropboxとEvernote、この2つを両方とも有料のプランで契約したとしても、それほど高い金額ではありません。
金額を上回る便利なサービスなので、ぜひ使うことをお勧めします。
Googleもクラウドシステム
また、普段あまり意識しないでインターネットを使っていますが、このグーグルも同様で、これもクラウドシステムです。
クラウド上で、このGoogleスプレッドシートを共有することができます。
個人で使うだけでも便利ですが、チームで使うこともできます。
Dropboxも、Evernoteも、Googleも、特定のデータをチームで共有したり、各々が編集したりすることが可能です。
これらを使うと、とても便利です。
私は、銀行に提出する書類なども、スタッフと共有するために、これらのオンラインストレージのデータを使っています。
セキュリティーの問題を心配する方がいますが、結論としては、よほど重要なデータでなければ、問題はないと思います。
以前、私のクライアントさんからこのような質問を受けました。
彼らはデータをUSBで持ち運んでいてよく失くしてしまう、と言っていました。
セキュリティーの問題は
私はDropboxを使えばいいと提案しましたが、彼らはセキュリティーに問題ないかと心配しました。
私はUSBをなくす方が、より大きなセキュリティー問題だ、と説明しました。
結局、彼らはDropboxを使い始め、非常に楽になったと喜んでいました。
私はDropboxを紹介しただけで非常に感謝されました。
このようにクラウドシステムを使い始めると、使わない環境がもう考えられなくなります。
まだ使っていない方は、ぜひ使ってみることをお勧めします。
私も十数年前からこれらのシステムを研究しており、現在のこれらのシステムは非常に便利です。
使わない手はないと思いますので、ぜひ試してみてください。
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