テレワーク普及を妨げる日本企業のダメ慣習ワースト5という話をしたいと思います。
相変わらずコロナが問題になっていまして、今在宅ワークやテレワークが推奨されています。
私の場合は20年以上前に遠隔治療のアイデアを思いつきまして、10年ほど前にそれを実現した経過があります。
今は原則テレワークでZOOMなどを活用していますが、全世界どこにいても、打ち合わせなどができるようなスタイルを確立しました。
なぜかというと、もともとハワイにいても仕事ができる、収入が入るような仕組みを作ろうとしたのが原点になっています。
自由が欲しいという気持ちは誰にでもあると思います。
具体的には時間の自由、空間の自由、そしてお金の自由です。
特にテレワークは空間の自由が得られるのですが、これら3つの自由を得ることができれば無敵の状態となれます。
ところが、日本企業の中に、テレワーク普及を妨げる悪しき慣習が未だに存在します。
それは何かということを考えてみたいと思います。
ダメ慣習 第５位 FAX
第5位は、FAXです
これは昔からあります。
1990年代半ばまで FAX通信網、契約数も右肩上がりに増えつづけたということで、いまだにFAXが色々な会社で使われているのですが、もはや時代遅れではないかと思います。
結論としては、わざわざ紙ベースでデータのやり取りをする必要はないので、PDF などのデジタルデータで十分と言えます。
メールに添付してもいいですし、最近はチャットワークなどで送ることもできます。
これに関しては、電子メールを使って送信したり、受信するというサービスもありますが、わざわざそんなことをする必要もなくPDFで十分ですので、FAXを使うという発想自体をなくすことによって、場所
にとらわれなくなるのです。
自由度が上がってそれだけテレワークがやりやすくなります。
ダメ慣習 第４位 固定電話
第４位は、固定電話です。
これはファックス以上に歴史が長いのですが、携帯が普及した時点で固定電話はあまり必要性がなくなったのです。
若い人などは自宅に固定電話を引いていないという人もたくさんいます。
さらに言うと、最近はラインとかメッセンジャーでも無料通話が可能なので、携帯電話も含めて電話自体の存在意義が薄れています。
しかしそれに対して反対意見もあります。
会社は特に「固定電話がないと信頼されない」など、ということを言う人もいます。
あまり意味はないと思いますが、これに対する対策としては「03」で始まる番号が携帯のアプリで使えるサービスなどもあり、さらに転送システムを使うことができます。
私は実際に使っていますが、転送を受けてくれる電話代行サービスがあります。
私の場合は会社が何社かありまして、全部を転送するような仕組みを始めました。
そこでは、オペレーターの人が電話に出てくれて、「森田グループオペレーションセンターです」と応えてくれるようになっています。
知らずに電話した人は、すごい大きな会社なのかと勘違いするかも知れません。
その後、オペレーターの人が、メールで連絡をくれるというような仕組みになっています。
こういった仕組みを使うと固定電話がなくても、一応、固定電話らしい電話番号を使うこともできます。
しかし、結論としてはいずれ固定電話もなくなるだろうと思います。
ダメ慣習 第３位 役場の書類
第３位ですが、役所に書類を取りにいかないといけない書類が非常に多いということです。
どういうものがあるかというと、印鑑証明とか登記簿とか戸籍関係の書類です。
こういった、「役所に取りに行かないといけない書類」が必要になることが頻繁にあります。
このような書類も今はオンラインで取得することが可能なので、全部オンラインに切り替えたほうがいいのではないかと思います。
そうすれば、移動時間が削減できたり、余分な紙も減らすことができるので、デメリットはほとんどないのではないでしょうか。
セキュリティが心配など常に言われるのですが、その点を気をつけさえすれば、ほとんどデメリットは無いです。
ダメ慣習 第２位 紙の書類
第2位ですが紙の書類です。
紙の書類が依然として多すぎます。
紙の書類は極力減らした方が良いです。
紙の書類をデジタル化すれば余分なスペースもいらなくなるし、探す手間も省けます。
デジタルデータであれば、パソコンを検索すればすぐに見つかるので明らかに便利なのです。
なるべく紙のやりとりを減らしてデジタル化を進めていくということが、皆にとってメリットがあるのではないでしょうか。
ダメ慣習 第１位 印鑑
これは文句なしの第１位だと思いますが、印鑑です。
現在実印、それから銀行印、届け出を必要としない認印があります。
こういった印鑑が良く使われているのですが、認印というのは意味が分かりません。
どんな印鑑でもいいのですが、「シャチハタは使用不可」といった文化があります。
意味のわからない文化が未だに存在しているのです。
海外では手書きのサインです。
印鑑は必要ないです。
今は電子サインでもやりとりができるので、海外にいても電子サインでサインをして、それで「OK」というやりとりが可能になっています。
PDFで送られてきた書類に、手書きと同じような形でサインできるアプリなどもあります。
本当に印鑑というのは日本独自の文化で海外では全く通用しないですし、今時どれだけ意味があるのかはよく分かりません。
しかし、印鑑を必要とするせいで、明らかにテレワークの妨げになっています。
どこか一箇所に印鑑を置いてあると、それを取りに行かなければいけないということが生じてしまいます。
これがなくなればテレワークがより普及するようになるということは間違いないと思います。
まとめ
以上、テレワーク普及を妨げる日本企業のダメ慣習ワースト5ということでお話をしてきました。
・第５位 ファックス
もはやこの紙ベースでデータの送受信をする必要ないのでこれはなくした方がいいと思います。
・第４位 固定電話
今やもう必要はないですよという話をしました。
・第３位 役所に書類を取りに行く
極力オンラインにして、無駄な移動時間や無駄な紙を減らした方がいいという話をしました。
・第２位 紙の書類
例えば契約書など色々な書類を未だに紙ベースで使っていますが、これをなるべく減らしましょうという話をしました。
・第１位 印鑑
日本独自の文化、もはや時代遅れになっていますので見直しましょうという話をさせていただきました。
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