今日は、時間泥棒撃退のポイントという話をしたいと思います。
時間管理において、重要なポイントというのは、何だというふうに皆さんお考えでしょうか？
一番大事なことは何かというと、重要なことを優先するということなのです。
皆さんそれぞれ日々、やるべきことがあると思います。
何かの目標を達成するということにおいて、そのためにやるべきことというのは出てくるわけです。
一番重要なことを優先して、やっていけば必ず目標に近づいていくことができます。
私の講座では1人戦略会議という方法を教えていまして、これを使って自分にとって重要なことを見極めて、日々それをこなしていくというやり方をお伝えしています。
単純に言うと、これさえあればどんな目標でも達成することができるわけです。
こういう重要なことをこなすために、大事なことは何かというと、自分でコントロールできる時間を増やすということです。
これが重要になってきます。
逆に、どういうときに時間を奪われるかということを考えてみます。
よくある時間泥棒「電話」
よくあることですが、仕事中に突然電話がかかってくることがあります。
たとえば、打ち合わせをしている最中や、自分がセミナーで話しているときに電話がかかってくると、その作業を中断せざるを得なくなります。
このような場合、明らかに時間が奪われてしまいます。
電話をかけてくる相手は、こちらが何をしているかを考えず、お構いなしにかけてくることが多いです。
その結果、予定が狂ってしまい、時間のロスが生じることがあります。
今ではSNSが発達しており、電話を使わずに連絡を取る手段も多くありますが、それでもアナログ的な職種や業界では、依然として電話が主な連絡手段として使われています。
たとえば、銀行などではセキュリティの観点からSNSを使わない方針を取っており、突然電話をかけてくることがよくあります。
しかし、これでは相手の時間を奪うことになり、あまり好ましい方法ではありません。
時間泥棒の対処の仕方
このようなとき、どのように対処すればいいかというと、「電話に出ない」というのが一番です。
何か重要なお客さんなどであれば、それは当然出た方がいいですが、そうではない場合、急いで電話に出る必要はないわけです。
なぜかというと、ほとんど緊急の用事ということはないからです。
もし電話で緊急の用件であれば、何度もかけてくるはずですが、大抵そういうことはありませんので、後でかけ直せば充分です。
とはいっても、年中電話をかけてこられて、時間を奪われるのはよくないので、できればそういう人は少し連絡方法を変えてもらった方がいいです。
緊急性がないのであれば、急いで電話をしてくる必要はないわけです。
連絡方法を変える
その場合、連絡方法を変えてもらった方がいいです。
どういう連絡方法があるかということですが、基本的に電子メールは使わない方がいいです。
もっとシンプルに連絡が取れるもの。
LINE、Facebookのメッセンジャー、携帯電話のショートメール、またはチャットワークなど、こういったものを使った方がいいです。
電子メールですと、いちいち宛名を書いたり、会社名を書いたり、もちろんそういうのも、定型文、会社名など自動で挿入できるようになったりということもできるのですが、それでも毎回毎回載せるのも無駄な時間がかかりますし、メールですと、迷惑メールに入ってしまったり、色々な不具合がありますので、もっとシンプルにやりとりができる媒体を使った方が好ましいわけです。
例えば私の場合ですと、よくやりとりをする銀行などでも、こういったやり方で連絡するようにと伝えると、たいていの人はそれに対応してくれます。
それが柔軟に対応できないような人とは、付き合わないようにした方がいいかもしれません。
なるべく、自分の時間を奪われないようにするということが大事になってきます。
何気ない会話の落とし穴
それからもう一つ、ポイントとしては余分な会話を避けるということです。
余分な会話、職場に大勢スタッフがいる場合、結構気づかないうちに時間を奪われます。
この職場での何気ない会話が、実はすごく危険なのです。
喋っている時間というのは、意外と時間をロスしています。
例えば、メール、LINEなど少し長い文章が来たとしても、早く読もうと思えば、ある程度早く読むことができます。
あるいは少し省略したりすることもできますが、目の前で話が長い人が話をしていて、それをその場で速聴とか、早送りして聞くとかいうことはできないのです。
あるいは録音しておいて後で聞くこともできないので、確実に時間がかかってしまいます。
時間を奪われてしまいますので、極力そういう状況は避けた方がいいです。
プライベートで、人と会って話をするなどは別に構わないのですが、仕事をしている最中に、何気ない会話、例えば最近の話題でしたら、プロ野球選手がコロナに感染したらしいとか、そんな話を何気なくしてるうちに、5分10分と時間が奪われていきます。
それはなるべく避けた方がいいわけです。
まとめ
そういう状況をなるべく避ける、その余分な会話が生まれるような、環境、状況をなるべく避けるということによって、時間を奪われずに済むことになり、結果的に重要なことに集中することを、優先して行う時間を増やすことができるようになります。
何気ないことですが、少しずつ気をつけていくかどうかで、使える時間というのはだいぶ変わってきますので、意識してやっていただくとよろしいかと思います。
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